SCOLARITÉ - DIPLOMATION

De la fin de la formation à la diplomation : deux rendez-vous dans l’année

La diplomation constitue l’aboutissement formel du parcours académique des auditeurs des Campus Senghor. Afin d’assurer un traitement régulier des promotions arrivées en fin de parcours, l’Université organise désormais deux jurys de diplomation par an : un premier en juin, associé à une cérémonie de remise de diplômes, et un second en novembre, sans cérémonie.

La préparation commence par l’identification des formations éligibles à la diplomation. Sont concernées les formations pour lesquelles les enseignements sont achevés, les éventuels rattrapages réalisés et les soutenances des mémoires effectivement tenues. Les résultats académiques doivent être disponibles et transmis afin que la situation de chaque auditeur puisse être consolidée.

Sur demande de la Direction des Campus et des Partenariats (DCP), la scolarité engage alors les dernières vérifications. Elle s’assure notamment de la complétude des notes, de la prise en compte des résultats de soutenance et de la cohérence générale des dossiers. L’objectif est que seuls les dossiers complètement régularisés soient présentés au jury.

Une fois cette étape achevée, le jury de diplomation est convoqué. Il examine les situations présentées et arrête la liste des auditeurs pouvant être déclarés diplômés. À l’issue de la séance, un procès-verbal est établi et signé. Ce document constitue l’acte académique de référence sur lequel repose l’édition des documents de diplomation.

Pour chaque auditeur déclaré diplômé, la scolarité prépare ensuite les quatre documents de fin de parcours :

• le relevé de notes ;

• le supplément au diplôme ;

• l’attestation de diplôme ;

• le document de diplôme.

Le jury de juin constitue le principal rendez-vous annuel de diplomation. Il est suivi d’une cérémonie de remise de diplômes, permettant de valoriser les auditeurs arrivés au terme de leur parcours et de donner une visibilité collective aux promotions diplômées du réseau.

Le jury de novembre répond à une logique complémentaire. Il permet de traiter les formations qui n’étaient pas prêtes pour le jury de juin ou dont les dossiers ont été finalisés ultérieurement. Ce jury ne donne pas lieu à une cérémonie spécifique : les documents établis sont ensuite remis ou acheminés selon les modalités convenues.

Dans les deux cas, les conditions d’acheminement ou de remise des documents sont arrêtées en tenant compte de la situation financière de l’Institution Partenaire de Formation vis-à-vis de l’Université Senghor.

La procédure repose ainsi sur une séquence commune : formation achevée → vérifications finales → jury de diplomation → procès-verbal signé → édition des documents → remise ou acheminement. La différence tient uniquement au calendrier : juin avec cérémonie ; novembre sans cérémonie.